Ξ Hệ thống phân quyền và chức năng quản lý phê duyệt
- Trong hệ thống, mỗi người sử dụng đều được quản lý trực tiếp bởi một người sử dụng cấp cao hơn. Người dùng cấp cao có quyền phê duyệt các chức năng sử dụng, quy trình nghiệp vụ, cũng như các thao tác liên quan đến số liệu của người dùng cấp dưới.
- Dựa trên chính sách phân quyền của doanh nghiệp, người sử dụng có thể được ủy quyền truy cập và xem dữ liệu của người dùng khác khi cần thiết.
- Mọi hoạt động trong hệ thống đều được kiểm soát nghiêm ngặt, người dùng chỉ được phép thao tác trên chức năng và dữ liệu nằm trong phạm vi được cấp quyền. Cơ chế này giúp đảm bảo bảo mật, hạn chế sai sót và tăng cường tính an toàn cho toàn bộ hệ thống.
Ξ Theo dõi, điều phối, phê duyệt
- Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tiến trình, trạng thái và thời gian xử lý của chứng từ do mình lập, hoặc truy cập chứng từ liên quan nếu được phân quyền.
- Điều phối viên kế toán và giao nhận sử dụng hệ thống để phê duyệt, điều chuyển và chỉ định chứng từ, đảm bảo quy trình xử lý linh hoạt và hợp lý.
Mỗi chứng từ được theo dõi chặt chẽ trong suốt quá trình luân chuyển, đồng thời tính toán thời gian xử lý nhằm cảnh báo chậm trễ và đánh giá hiệu suất làm việc của người dùng.
Ξ Đáp ứng nghiệp vụ hằng ngày cho nhân viên ở tất cả các bộ phận
- Nhân viên mua hàng thực hiện các nghiệp vụ theo quy trình mua hàng trên hệ thống, có thể phải trải qua phê duyệt của quản lý tùy theo cấu hình phân quyền.
- Nhân viên bán hàng lập lệnh xuất bán theo nhiều hình thức, tùy yêu cầu doanh nghiệp. Giá bán được áp dụng theo quy định hoặc cần phê duyệt từ cấp quản lý.
- Kế toán chịu trách nhiệm phê duyệt công nợ và xuất hóa đơn, đảm bảo các lệnh mua/bán tuân thủ đúng quy định quản lý.
- Kho tiến hành nhập – xuất hàng dựa trên các lệnh đã được duyệt đúng quy trình.
- Bộ phận giao nhận thực hiện giao hàng và ghi nhận đầy đủ thời gian đi – về trên hệ thống.
Ξ Hệ thống báo cáo
Hệ thống cung cấp báo cáo đa dạng, đầy đủ, phục vụ toàn bộ phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp, hỗ trợ phân tích và ra quyết định hiệu quả, bao gồm:
- Báo cáo doanh số: Nhiều tiêu chí, nhiều góc nhìn, từ tổng quan đến chi tiết.
- Báo cáo kho: Theo dõi tồn kho theo mặt hàng, nhóm hàng, tuổi hàng, cùng các báo cáo điều chuyển hàng hóa.
- Báo cáo công nợ: Đối với khách hàng và nhà cung cấp.
- Báo cáo bảo hành: Ghi nhận và theo dõi chi tiết hoạt động bảo hành.
- Báo cáo sản xuất: Phản ánh tiến độ, sản lượng, hiệu suất.
- Báo cáo điều phối: Giám sát luồng công việc và phân công.
- Báo cáo quản trị: Phục vụ phân tích tổng thể và hoạch định chiến lược
